Note

以下內容擷取自韓善英的你該管理的是能量,而不是時間

人們常以為「時間多,就能從容完成工作。」但依照帕金森定律(Parkinson's Law):「工作會膨脹,直到把所有可用時間都耗盡為止。」比方說,報告其實三天就能完成,若被賦予一週期限,我們往往會不斷微調、執著於枝節,硬是把餘下的時間填滿。成品品質提升有限,卻白白浪費了大把工夫。若時間無上限,我們更可能一路拖延,最後在死線前壓力爆棚,匆忙收尾。

解方之一,就是主動把截止日往前拉,並在真正期限前就收工,這就是所謂的「自發性截止日」。設定自發性截止日不只是縮短工期,更是釐清目標、集中能量的過程。

具體做法:

  1. 將截止日提前 2~3 天,並視同真正死線。設定時要精確到「X 月 X 日 X 點前完成」,而不是含糊地說「差不多這週內」。
    • 原文論述是上面這樣,但我覺得這個論述聽起來是以「週」為單位的。不過如果超出這個單位,應該拆分工作步驟就可解決。
  2. 把整體任務拆分為多個階段,並未各階段設迷你截止日。目標越具體,行動越有動力。
    • 其實也是「多個小工作比一個大工作容易」的論述
  3. 讓目標「看得見」。當目標被視覺化,你會更清楚自己身在何處,接下來該做什麼。

提早設定截止日,能在完成後留下檢查與改進的緩衝時間,最終成品品質也自然更高;反覆體驗「提早完成、完善成果、收穫肯定」的正向循環,會大幅提升信心與成就感。在面對突發變數時,也更從容不迫,減少工作壓力。

Todo

我記得這個論述好像有比較知名的講法,似乎是反完美主義那個方向的論述,想到時要回來補充。

Warning

這個做法可以想成是 OKR 的一種個人變體。但要注意不要被別人拿這套來壓自己,OKR 的挑戰前提也必須是自願性提出才能成立,否則那就只是外部強壓的 KPI 而已。